－ 現在どのような活用をされていますか？

バイザー社製の情報配信システムを以前から活用しておりましたが、その時はメールでの配信のみでした。「すぐメールPlus+」に切り替えた現在は、メール、電話、FAX、Facebook、twitterに各種情報を一括配信しています。

－ 主にどのような配信をされていますか?

気象情報、竜巻情報、地震情報、Jアラート情報に関しては自動配信で対応しています。災害情報は即時性が求められますが、職員が24時間365日、庁舎に張り付いて対応することはできないため、有事の際、第一報を自動配信で対応できることは、大変有効だと感じています。また、災害時は情報配信以外の業務も多くなるため、配信漏れやヒューマンエラーが懸念されます。これらのリスクを自動配信の設定はカバーしてくれていると感じています。

－ 電話やFAXはどのような運用をされていますか？

誰一人取り残さないために、ITデバイスを保有していない方や、メールの操作に慣れていない高齢者、視覚や聴覚に障がいをお持ちの方への情報伝達手段として活用しています。配信内容は、土砂災害や水害が想定されている地域の希望者に警戒レベル3以上が発令された際に情報配信をしています。

「すぐメールPlus+」活用以前も希望者に対して、警戒発令の情報を電話やFAXで通知を行っておりましたが、一連の作業を手動で1件、1件行っていたと聞いています。 先ほどお話しした通り、災害発生時や警報発表時は配信業務以外の作業も多いので、これらの作業を自動化するために「すぐメールPlus+」への切り替えにあわせて、電話・FAXへの配信を導入しました。文章を作成すればメールと同時に一斉配信ができるので、以前とは比べ物にならないくらい手間は減っていると思います。

電話・FAXはメールと異なり限定的な地域・住民への配信方法ですので、登録を促す方法も対象者を絞った形での周知方法をとっております。地域の自治会を通じでプリントを配布したり、別部局との協力の上、民生委員会の総会が実施される際に告知を行ってもらうなど、1人でも多くの方に登録いただけるように努めております。

－今後の「すぐメールPlus+」の活用方法として検討されている点はありますでしょうか？

先ほどお話しした以外で、住民の方へ登録をお願いする方法としては、HPを活用したり、地域協議会主催の防災訓練で登録を呼びかけるプリントを配布したり、防犯ガイドブックでの呼びかけなどを行っておりますが、登録者を増やし続けることに限界を感じています。
今後1人でも多くの方に登録いただくためにも、他部署とも協力をし、市のイベント情報や子育て情報など住民の皆様が日常的に目にする情報の配信をできるようにしていきたいと考えております。この取り組みを通じて、登録者が増えることで有事の際いち早く、一人でも多くの住民に情報を届けることができればと考えております。