－ すぐメールPlus+を導入された経緯を教えていただけますでしょうか。

もともと防災・危機管理課では、別システムを使用し、防災に特化した情報配信をしていました。ですが、そのシステムのサービスが終了することとなり、別のシステムを探していたところ、広報課が使用していた「すぐメール」が「すぐメールPlus+」へ移行すると聞き、そのタイミングで広報課と防災・危機管理課とで「すぐメールPlus+」にシステムを統合しました。 これまでは防災・危機管理課ではメールしか配信していなかったので、複数のメディアへ一斉配信ができる「すぐメールPlus+」に統合することはメリットになると考え、導入を決めました。

－ 「すぐメールPlus+」を導入後、どのように活用されているか教えていただけますでしょうか

防災・危機管理課では、主に災害に関する情報配信で活用しています。気象情報と連携した自動配信をメインに、災害時には、避難所開設や避難情報などを手動で配信しています。 今年度（令和5年度）では台風情報も「すぐメールPlus+」で、迅速に住民に配信することができました。 また、災害時以外にも、特殊詐欺の注意喚起なども配信しています。 一回の配信で、複数のメディアに多重配信できることは、職員負担軽減と住民へ情報配信の迅速化両方を達成する上で重要と感じています。
さらに、北区では防災だけではなく、広報課からのイベント情報や注目情報といった配信を始め、産業、子育て、図書館情報など、各管轄で全庁的に情報配信を行なっています。 最近では、図書館情報を参考に博物館からも情報配信したいと要望があり、カテゴリを追加しました。その際にバイザーのヘルプデスクに問い合わせたのですが、すぐに対応してくださったので簡単に設定することができました。普段からヘルプデスクは活用していますが、いつも迅速な対応にとても助かっています。

－ 「すぐメールPlus+」を活用する上で心がけていることや注意していることがあれば教えていただけますでしょうか。

防災・危機管理課では、緊急時の配信が多いため、より正確な災害情報の配信が求められる一方で、すぐに内容が伝わるように、できるだけ簡潔な文章で配信するよう心掛けています。 また、より多くの方に情報を伝えられるように防災・危機管理課でメールマガジン登録を案内するチラシを作成し、区内の各施設に設置したり、区内のイベントで配布したりしています。先日行われた北区区民祭りでも、多くの方にチラシを受け取っていただけました。 そういったアナログなやり方ではありますが、各メディアの登録者が増えてくれることで、使ってくれているという実感を得ることができます。

－ 「すぐメールPlus+」を今後どのように活用していきたいですか。

防災・危機管理課としては、まだ活用していないテンプレート機能を活用して、より短時間での情報配信ができるようにしていきたいと考えています。また、現状の仕様では、画像貼付が1ファイルのみなので、貼付できるファイルの数が増えていけば、SNSなどの連携配信も、もっと活用していきたいと思います。 その他、「すぐメールPlus+」に、電話による音声合成配信の機能が追加されれば導入を検討したいと考えています。緊急時における高齢者や要介護者およびその支援者など、デジタルによる情報だけでは十分に伝えられない方に対して、電話による音声案内は有効だと思います。
北区には自治会が180近くあり、人口も多いため、さまざまな方がおります。「すぐメールPlus+」による作業負担の軽減と、積極的な情報配信活動のバランスをとって取り組んでいきたいと思います。